El inventario de obra es una planilla con una fila por pieza y una ficha técnica con los mismos campos para todas: número de inventario, título, año, técnica, medidas, edición, ubicación actual, estado, precio e historial de exhibición. Conviene numerar cada obra con un código único que se mantiene siempre, sacarle una foto de registro y guardar todo en una planilla de cálculo con copia en la nube. Con eso resolvés convocatorias, seguros, registro de autoría y ventas con el mismo archivo.
Por qué conviene llevarlo desde la primera obra
Cada convocatoria pide título, año, técnica y medidas; cada galería pide una lista de obra disponible; cada seguro pide identificar las piezas una por una. Si esa información vive en una sola planilla, cada pedido se resuelve en minutos. Si está repartida entre cuadernos, mails y la memoria, cada pedido es una búsqueda.
Empezar tarde es posible. Un buen método es recorrer el taller una tarde, obra por obra, y completar las fichas del trabajo más reciente hacia atrás.
Los campos de la ficha
Un modelo de ficha que suele funcionar: número de inventario; título; año de realización; técnica y soporte; medidas en centímetros, alto por ancho por profundidad; serie o grupo al que pertenece; edición, por ejemplo 3/10 en grabado y fotografía o única en pintura; firma y dónde está; marco o base incluidos; ubicación actual, ya sea taller, galería, muestra o colección; estado de conservación; situación, es decir disponible, vendida, reservada o en consignación; precio de lista; datos del comprador o la galería si hubo venta; historial de exhibición con lugar y fecha; publicaciones donde apareció; y observaciones. Cada campo tiene una columna, y los que no aplican a una pieza quedan vacíos.
Las medidas se anotan siempre en el mismo orden y en la misma unidad. Si la obra lleva marco, conviene registrar las dos medidas, la de la obra y la del conjunto.
Cómo numerar
Un sistema sencillo combina el año con un correlativo: 2026-001, 2026-002, y así. Otra opción es un prefijo por serie, como DYN-014 para la pieza catorce de una serie. Lo importante es que el número sea único y que se conserve siempre, aunque la obra se venda o se destruya. Ese número va anotado en el reverso de la obra, en el bastidor o en una etiqueta, y en el nombre del archivo de la foto.
En ediciones, cada ejemplar lleva su propia fila y su numeración, para saber cuáles se vendieron y a quién.
Cómo fotografiar para el registro
La foto de registro busca fidelidad al original. Suele funcionar con luz natural pareja o dos luces a 45 grados, la obra de frente y a la altura del centro, el celular o la cámara paralelos al plano y un recorte justo al borde. Una segunda foto con una regla o una persona al lado da la escala, y otra del reverso muestra la firma, las etiquetas y el estado del soporte.
Para piezas tridimensionales, conviene sacar al menos cuatro vistas. Guardá el archivo original en la mayor resolución disponible y una versión liviana para mandar por mail. Nombrarlos con el número de inventario y el título, por ejemplo 2026-014_nombre-de-la-obra.jpg, mantiene todo ordenado.
En qué formato guardarlo
Una planilla de Google Sheets o de Excel alcanza y sobra. Una fila por obra, una columna por campo, y una pestaña aparte para las ventas y otra para las exhibiciones. Los filtros te permiten ver en un segundo qué obra está disponible o cuál está de muestra.
Conviene sumar una copia periódica en otro lugar, por ejemplo un archivo descargado una vez por mes, y una carpeta de imágenes con la misma numeración que la planilla. Con esa estructura, si te piden la lista de obra para una muestra, la exportás y listo.
Mantenerlo vivo
Un inventario sirve mientras está al día. Actualizá la ubicación cada vez que una obra sale o vuelve, el estado después de cada traslado y la situación en cada venta. Lo más fácil es hacerlo en el momento, con el celular, apenas ocurre.
En chatdearte cada artista tiene su página propia con su obra, su statement y sus contactos: un inventario al día es el mejor punto de partida para cargar tu perfil, porque cada ficha ya trae título, año, técnica y medidas.